Retrospektive – das Wichtigste in Online Team Meetings

Eine Retrospektive? – Denkst Du bei diesem Begriff gleich „Oh nein – nicht noch ein Meeting. Ich komme doch schon so wegen den ganzen Besprechungen kaum noch zum Arbeiten“? Oder sagt Dir der Begriff vielleicht gar nichts? Dann solltest Du unbedingt weiterlesen. Hier erfährst Du, wie Retrospektiven Eure Zusammenarbeit als Team voranbringen und warum ihr insbesondere in Online Team Meetings Retrospektiven einsetzen solltet.

Was ist eine Retrospektive?

Retrospektive ist eine Team-Aktivität, die die Möglichkeit gibt, zu reflektieren, wie Dinge in letzter Zeit gelaufen sind und darüber zu reden, wie man Dinge verbessern könnte. Nach dem Prinzip von „Inspect and Adapt“ (Prüfen und Anpassen) untersucht ein Team, was in der letzten Arbeitsphase gut gelaufen ist, und was nicht. Daraufhin macht das Team einen Plan, wie die Arbeit verbessert werden kann. Bei der nächsten Retrospektive werden wiederhin diese zuvor beschlossenen Aktivitäten geprüft und angepasst. Es handelt sich also um einen Kreislauf, indem alle Team-Aktivitäten stets geprüft und angepasst werden.

Alle Team-Mitglieder nehmen an der Retrospektive teil. Ein Moderator leitet das Meeting, jedoch ist er nicht derjenige, der Aufgaben verteilt und von oben bestimmt. Alle Team-Mitglieder kommen gleichermaßen zu Wort und treffen gemeinsam Entscheidungen.

Während ihr in anderen Meetings, wie dem Projektstatusmeeting, dem Jour Fix, dem Kick Off Meeting, dem One-on-One, dem Update Call oder dem Risiko-Meeting darüber redet, was getan wurde und was gemacht werden muss, geht es in der Retrospektive um das „Wie“. Ihr reflektiert, wie ihr gearbeitet habt. Ihr sprecht Probleme bewusst an, um dann nach Lösungen zu suchen und darüber zu entscheiden, wie ihr ab jetzt arbeiten werdet, um es besser zu machen.

Was sind die Vorteile einer Retrospektive?

In einer Retrospektive werden Probleme angesprochen und für alle aufgedeckt. Damit gebt ihr Problemen keine Chance, zu schlummern und im Stillen zu großen Konflikten zu wachsen, sondern zeigt schon in einem frühen Stadium auf die Probleme, um sie zu lösen. Schon das kleinste Problem kann und sollte in der Retrospektive angesprochen werden. Im nächsten Schritt sucht das Team nach Lösungen.

Worum es bei der Retrospektive nicht geht, sind Schuldzuweisungen. Was zählt, ist dass es ein Problem gibt, das gelöst werden muss, und nicht, wer dieses Problem verursacht hat.

In einer Retrospektive sollte man niemals einen Satz hören wie „Du hast den Report nicht rechtzeitig abgeschickt“. Hier sagen wir eher „Der Report wurde nicht rechtzeitig abgeschickt. Wie können wir es als Team hinbekommen, damit er das nächste Mal pünktlich abgeschickt wird?“.

Schuldzuweisungen haben hier nichts zu suchen. Ich glaube nicht, dass in einem Team jemand allein an einem Problem verantwortlich ist. In einem Team ist es ein Zusammenspiel von vielen Faktoren. Aber wenn es wirklich eine einzige Person gibt, die einen Fehler gemacht hat und das Problem verursacht hat, dann weiß diese Person, wer gemeint ist. Aber darum geht es nicht. Es geht darum, wie gewisse Tätigkeiten verbessert werden können.

Das Ganze passiert in einem geschützten Raum und zu einer vorher festgelegten Zeit. Jedes Team-Mitglied schafft also Zeit und trifft sich in einem Raum mit den Kollegen, einzig und allein für die Retrospektive. Diese wird also nicht nebenher in einem anderen Meeting mitgemacht, sondern erhält einen eigenen Termin. Für die Team-Mitglieder ist dies ein wichtiger Termin. Denn hier bekommen sie die Chance, die Dinge zu verändern, die ihrer Meinung nach nicht gut laufen, und neue Ideen einzuführen.

Was brauchst Du dafür?

Eine Retrospektive lässt sich einfacher vorbereiten als Du es von anderen Meetings gewohnt bist. Es ist keine Präsentation notwendig und es muss keine Rede eingeübt werden. Dies ist keine Showbühne, sondern ein Workspace, an dem das gesamte Team gleichermaßen beteiligt ist. Diese Dinge werden für eine Retro benötigt.

1. Moderator

Der Moderator, der vor der Gruppe steht und moderiert, ist jemand, der auf die Zeit achtet, der auf die Einhaltung der Etikette achtet. Also, wir sprechen über das Wie, nicht über das Was. Wir beschuldigen nicht. Wir suchen nach Lösungen und halten auch Actions fest. Der Moderator kann aber auch Teil des Teams sein. Das heißt, in einem Team-Meeting kann man zum Beispiel den Moderator auch wechseln. Es kann der Chef sein, muss es aber nicht zwingend sein. Hierarchien spielen bei diesem Meeting keine Rolle. Eigentlich sollte jedes Team-Mitglied eine Retrospektive moderieren können.

2. Zeit

Ihr braucht 60 bis 120 Minuten Zeit. Es komm ganz darauf an. Nach Scrum gibt es ganz klare Vorgaben. Wie lange war der Sprint? Pro Sprint-Woche sind es 30 Minuten, die ihr fix einplanen solltet.

Eine gute Zeit ist eine Stunde, um über die letzten und die nächsten zwei Wochen zu reden. Je nach Größe des Teams kann die Retrospektive auch auf zwei Stunden ausgedehnt werden.

3. Regelmäßigkeit

Die Retrospektive sollte ein Regeltermin sein, den Du in den Kalender einträgst. Dieser muss nicht wöchentlich stattfinden, er kann auch alle drei Wochen oder auch alle sechs Wochen stattfinden. Ihr werdet nach den ersten Retrospektiven merken, welche Zeitabstände für euer Team am besten sind.

4. Geschützter Raum

Das Ganze kann nur in einem geschützten Raum passieren. Ihr könnt es nicht irgendwo zwischen Tür und Angel machen, auf dem Flur, in der Kaffeeküche oder in irgendein Meeting einfach integrieren.

Du brauchst diesen geschützten Raum, um Dich darüber auszutauschen, um es ernst zu nehmen, um Platz dafür zu machen, über solche Themen zu sprechen, aber auch die Zeit zu haben, Lösungen zu finden und zu suchen.

5. Ein offenes Klima

Niemand gibt gerne zu, Fehler gemacht zu haben, oder etwas nicht gut genug gemacht zu haben. Diese Fehler zuzugeben und sich verschiedenen Lösungsansätzen zu öffnen, zeugt aber von Stärke und dem Willen, sich weiterzuentwickeln. Alle Team-Mitglieder sollten offen dafür sein, Probleme auf den Tisch zu legen und Lösungen zu suchen. Dies kann unangenehm werden, aber am Ende sehr befreiend sein. Dabei geht es wie gesagt nicht darum, was jeder Einzelne fasch gemacht hat, sondern allgemein um die Dinge, die im Team nicht so gut gelaufen sind und wie diese verbessert werden könnten. Wer was gemacht hat, spielt keine Rolle. Wichtig ist, was passiert ist und wie es besser werden kann.

6. Sticky Notes

Um Ideen aufzuschreiben und an die Wand zu pinnen, brauchst Du viele Sticky Notes. Bei einem Offline-Meeting brauchst Du also echte Sticky Notes. Findet das Meeting hingegen online statt, dann brauchst Du ein entsprechendes Tool, dass diese Funktion hat. Hier findest Du eine Liste von kostenlosen Tools für Retrospektiven.

Das Prinzip, das dahintersteckt, ist das Together-Alone-Prinzip. Das heißt, ihr arbeitet im Team zusammen an der Retro, aber jeder für sich schreibt die Sachen auf.

Wie wird eine Retrospektive durchgeführt?

Es gibt viele Varianten, eine Retrospektive durchzuführen. Hier stelle ich Dir eine vor, die so einfach ist, dass Du sie theoretisch schon heute anwenden könntest.

1. Wie wird eine Retrospektive durchgeführt?

Zuallererst zeichnest Du auf einem Board drei Spalten auf. Die erste trägt die Überschrift „Start“, die zweite „Stop“ und die dritte „Continue“.

2. Sticky Notes beschriften

Jedes Team-Mitglied erhält Sticky Notes. Der Moderator erklärt, was zu tun ist und bedient eine Stoppuhr. Ihr habt fünf Minuten Zeit, alles aufzuschreiben, was euch zu den drei Spalten einfällt: Was solltet ihr beginnen? Womit solltet ihr aufhören? Was kann so weiterlaufen wie es ist?

Vor allem für Dich als Intrapreneur ist die erste Spalte „Start“ eine sehr wichtige. Hier bekommen Deine Ideen Gehör und ihr könnt gemeinsam im Team abwägen, ob ihr euch auf dieses Experiment einlasst. Höre Dir dazu auch meine Folge „Risiko minimieren durch Experimente“ an.

3. Plan

Nachdem das Board mit den Sticky Notes gefüllt ist, stellt jeder seine Notizen vor und erklärt, was er damit gemeint hat. Somit sind alle auf einem Stand. Danach redet ihr über die einzelnen Punkte, stimmt ab und vereinbart einen Plan für die nächste Phase: Inspect and Adapt.

4. Umsetzung

Probiert dann aus, was ihr vereinbart habt und gebt euch die Zeit bis zur nächsten Retro. Bei dieser könnt ihr dann wieder abwägen, wie gut es läuft und ob ihr es weitermachen oder beenden solltet.

Die Phasen einer Retrospektive

Nun habe ich Dir eine Form der Retrospektive vorgestellt. Um diese aber für alle Team-Mitglieder interessant zu gestalten, empfehle ich etwas Abwechslung. Auf der Seite Retromat.org von Kollegin, Corinna Baldauf, findest Du viele weitere Möglichkeiten, eine Retrospektive durchzuführen. Alle Formen der Retrospektive verfolgen dabei die folgenden fünf Phasen:

1. Voraussetzungen schaffen

Beschaffe zunächst die Materialien, die für eine Retrospektive nötig sind: White Board oder Tafel, Sticky Notes, Stifte und eine Stoppuhr.

Schreibe auf dem Board die Tabelle, die ihr für die Aktivität benötigt.

Zu Beginn des Meetings sollte der Moderator alle Teilnehmer begrüßen, auf die Etikette hinweisen und klarstellen, über welchen Zeitraum in dieser Retro diskutiert wird.

2. Daten sammeln

Nun geht es darum, Daten zu sammeln. Jedes Team-Mitglied beteiligt sich dabei. Ihr erinnert euch an die definierte Zeitphase und baut einen gemeinsamen Pool an Informationen auf.

3. Einsichten haben

Die gesammelten Daten könnt ihr nutzen, um daraus Einsichten zu erhalten. Wenn gewisse Probleme von mehreren Personen angesprochen werden, dann könnt ihr euch darauf einigen, dass an dieser Stelle etwas schiefgelaufen ist. Manch andere Themen werden aber vielleicht nur von einer Person erwähnt und alle anderen erhalten einen Einblick in ein Problem, das ihnen bisher noch nicht aufgefallen ist. Redet darüber, was gut gelaufen ist und was nicht, und redet über Lösungen. Es geht dabei nicht nur darum, das Schlechte gut zu machen. Ihr könnt auch aufzeigen, was gut läuft und darüber reden, sie ihr diese Dinge noch besser machen könnt.

4. Aktionen beschließen

In diesem Schritt entscheidet ihr über konkrete Aktivitäten, um Verbesserungen in den diskutierten Punkten zu schaffen. Eine empfohlene Praxis ist, jedem Teilnehmer drei Stimmen zu geben und dann über die vorgeschlagenen Aktivitäten abzustimmen. Somit wird die Anzahl der Aktivitäten limitiert und die Chance erhöht, dass diese auch umgesetzt werden. Entscheidet über den Zeitraum, an dem diese Aktivitäten umgesetzt werden sollen. Am Ende dieser Phase steht die nächste Retrospektive.

5. Abschließen

Bedanke Dich bei allen Teilnehmern, wenn Du der Moderator bist, für ihre Ehrlichkeit und ihr Engagement. Geh nochmals durch die Liste der beschlossenen Aktivitäten. An dieser Stelle kannst Du auch fragen, ob das Team Ideen hat, wie die Retrospektive selbst noch optimiert werden kann.

Wie überzeugst Du Dein Team für eine Retrospektive?

Nun weißt Du, wie sinnvoll eine Retrospektive für die Entwicklung und Zusammenarbeit im Team ist. Aber wie überzeugst Du Dein Team davon? Deine Teammitglieder sind so vertieft in ihre Arbeit und beschäftigt, dass sie sich vielleicht einfach nicht die Zeit nehmen wollen für ein „weiteres Meeting“, vor allem für eins, bei dem nicht darüber geredet wird, was alles in nächster Zeit zu erledigen ist – und eins, das unangenehm werden kann.

Zunächst einmal versuche es, indem Du erklärst, was an diesem Meeting anders ist. Ihr guckt, wie ihr arbeitet. Es geht nicht darum, welche Aufgaben zu erledigen sind, sondern wie ihr diese im Team am besten erledigt. Wie können wir im Team besser werden und lernen.

Es hilft vielleicht, auf jedes Teammitglied einzeln zuzugehen und spezielle Punkte anzusprechen, die diese Person mal bemängelt hat. Mache ihr klar, dass die Retrospektive ihr hilft, dieses Problem auf den Tisch zu legen, und sie muss nicht darum fürchten, deswegen von anderen kritisiert zu werden. Ziel ist es, Konflikte aufzudecken und Lösungen gemeinsam im Team zu suchen.

Warum sollte Retrospektive gerade in Online-Meeting eingesetzt werden?

Online Team Meetings sind keine neue Erfindung. Doch seit Corona kennt wohl jeder, vom Kindergartenkind bis zu den Großeltern die Videotelefonie in Gruppen.

Im beruflichen Bereich werden Online-Meetings schon länger genutzt. Denn sie bringen offensichtlich sehr viele Vorteile mich sich.

Doch wie sieht ein typisches Online-Meeting aus? Wir haben einen Redner. Dieser hält eine Präsentation und teilt dabei seinen Bildschirm. Inhalt dieser Präsentation ist alles, was in letzter Zeit passiert ist und alles was in nächster Zeit passieren soll. Wenn es sich um eine kleine Gruppe handelt, bekommt vielleicht jeder die Möglichkeit, von seinen Aufgaben zu berichten. Bei größeren Gruppen dürfen die Mitglieder eventuell am Ende Fragen stellen. Den Rest der Zeit sind sie stummgeschaltet.

Es passiert also das Gegenteil von dem, was wir in der Retro machen.

Aber Retrospektiven können auch online wunderbar eingesetzt werden. Dazu gibt es eine Reihe von Online Tools.

Eine Retrospektive in einem Online Meeting gibt euch die Möglichkeit, dass jeder seine Ideen und Vorschläge integrieren kann.

Es gibt also nicht nur eine Person, die das Meeting zur Selbstdarstellung nutzt, sondern es kommen alle zu Wort. Entscheidungen werden nicht isoliert von der Gruppe getroffen und in dem Meeting vorgestellt, sondern sie werden in dem Meeting von allen Team-Mitgliedern getroffen.

Alle Meinungen und Ideen zählen. Jeder einzelne wird dadurch motiviert, dass er etwas bewirken kann – und das Team als Ganzes wird gestärkt.

Was ist zu beachten?

Nun weißt Du, was eine Retrospektive ist und wie ihr diese im Team durchführen können. Du könntest also jetzt sofort Deine Kollegen versammeln und eine Retro moderieren. Nachfolgend erfährst Du, was Du dabei beachten solltest.

1. Führt die Retrospektive regelmäßig durch

Wichtig ist, die Retrospektiven regelmäßig durchzuführen und kleine Actionsteps vorzunehmen. Diese kleinen Actions sammeln sich und werden am Ende des Jahres ziemlich viele sein. Bei kleinen Aktionen ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass sie auch umgesetzt werden. Denn es motiviert, wenn Sachen übersichtlich sind und nicht ewig lange für die Umsetzung brauchen.

2. Vereinbart eher wenige Actions

Der größte Fehler bei der ersten Retro ist, dass viel zu viele Actionpoints vereinbart werden. Wenn ihr so viel vornehmt, dass ihr die nächsten 24 Monate keine Retro mehr braucht, geraten diese Vereinbarungen schon nach wenigen Wochen in Vergessenheit.

3. Achtet auf die Zeit

Setzt euch Zeiten, um die Sachen aufzuschreiben. Achtet auch darauf, dass nach fünf Minuten auch wirklich Ende ist. Was ihr in den fünf Minuten nicht geschafft habt, aufzuschreiben, war nicht wichtig genug und kann bis zur nächsten Retro warten.

4. Seid offen

Die Retrospektive ist dafür da, offen anzusprechen, was gut läuft und was schlecht läuft. Es geht nicht um Schuldzuweisungen, sondern einzig darum, sich als Team zu verbessern. Natürlich können einige Themen unangenehm werden, weil sie von allen eine Veränderung vielleicht auch ein Umdenken erfordert. Ohne diese Reflektion, die in einer Retrospektive stattfindet, könnt ihr nicht lernen und nicht besser werden. Probleme bleiben verdeckt und können sich zu größeren Konflikten entwickeln.

5. Keine Schuldzuweisungen!

Das ist die wichtigste Regel bei einer Retrospektive. Niemand sollte persönlich angeklagt werden. Ihr solltet niemals zu einem anderen Team-Mitglied sagen „Du hast das falsch gemacht“. Damit sich auch alle daran erinnern, kann der Moderator am Anfang des Meetings nochmals erwähnen, wozu ihr euch versammelt hat und was die Regeln sind.

6. Wie – Wir – im Team

Achtet darauf, dass es bei diesem Meeting nicht darum geht, To-Do-Listen mit Aufgaben zu erstellen. Es geht nicht darum, was jeder Einzelne zu tun hat, sondern darum, wie ihr im Team arbeitet. Wie wollt ihr im Team in Zukunft noch besser werden?

Wrap Up

Retrospektive ist für mich eines der wichtigsten Tools, die man heutzutage einsetzen kann.

Ihr müsst kein Scrum-Team sein, um Retrospektiven zu machen und ihr braucht keinen Scrum-Master. Jedes Team kann Retrospektiven machen. Schreibt auf: Start, Stop, Continue – nehmt euch Sticky Notes zur Hand – los geht’s.

Du schaust Dir an und passt an: Inspect and Adapt. Ihr wollt lernen. Deswegen ist es wichtig, auf die Art und Weise der Arbeit zu gucken und sich anzupassen. Ihr achtet also darauf

  • Wie ihr arbeitet
  • Wie ihr besser arbeiten könnt
  • Wie ihr nicht arbeiten wollt

„Wie wollen wir als Team jeden Tag exzellente Arbeit leisten?“ – Das ist die Frage, die ihr in der Retro beantwortet.

Ich hoffe, Du kannst jetzt eine Retro moderieren kannst. Hab den Mut, eine Retro in Deinem Team einzustellen. Und denke dran: Inspect and Adapt. Die Retrospektive ist kein einmaliges Meeting, sondern bedarf Regelmäßigkeit, um als Team dauerhaft besser zu werden.

Schreibe mir in den Kommentaren Deine Erfahrungen mit Retrospektiven auf.

Bis bald,
Dein Guerrilla Coach,
Sebastian

2 comments on “Retrospektive – das Wichtigste in Online Team Meetings

  1. Stefan P. sagt:

    Danke für Deine wunderbare Zusammenfassung und die Tipps! Das war der lange benötigte Stupser, den ich gebraucht habe, endlich Retrospektiven umzusetzen!

    1. Sebastian sagt:

      Das freut mich zu hören. 👍🏻
      Wie und wo setzt du retros ein?

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